Digitalisieren und archivieren mit der Software ecoDMS und ecoMAILZ

Aachen, im August 2017. Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen aus Aachen, dass sich auf den Verkauf moderner, elektronischer Archivsysteme spezialisiert hat. Die Softwarefirma bietet erstklassige Standardsoftware zur Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, Dateien, E-Mails und Informationen an. Ein besonders faires Preisleistungsverhältnis, flexible Konfigurationsmöglichkeiten, die Plattformunabhängigkeit und eine einfache Bedienung sind wesentliche Merkmale der angebotenen Anwendungen. Zielgruppe sind beliebige Firmen, Konzerne und auch Privatleute.

Entwickelt, gewartet und supported werden die Archivsysteme von dem erfolgreichen Softwareentwickler applord, einem Unternehmen, das wie ecoDMS Teil der renommierten applord Holding Europe ist. Mit den beiden Archivsystemen ecoDMS und ecoMAILZ beweist die applord Gruppe, dass professionelle Software zur Digitalisierung und Archivierung durchaus günstig für jedermann angeboten werden kann.

Mit dem plattformunabhängigen Archivsystem „ecoDMS“ können die Nutzer alle Dokumente scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden. Alle Daten liegen beim Kunden und nicht auf fremden Servern. Die Dokumente werden mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Der komponentenbasierte Process Server (ecoDMS Server) ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und enorme Skalierbarkeit der gesamten Archivlösung. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems sorgt zudem dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Jedes Unternehmen hat so die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse exakt mit den notwendigen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen.

Eine Lizenz kostet einmalig erschwingliche 69 Euro pro gleichzeitiger Verbindung. Dieser Preis ist im DMS-Sektor einzigartig.

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden.

ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem.

Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden.

Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails. Ein modernes "Responsive Design" erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden. Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software.

Auch hier überzeugt die ecoDMS GmbH mit einem günstigen Lizenzmodell. Der einmalige Preis von 49 Euro pro Benutzer ist unschlagbar im Bereich der E-Mailarchivierung.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Mehr unter www.ecodms.de