Gesetzeskonform und revisionssicher Dokumente archivieren

Aachen, im April 2017. In Zeiten der digitalen Kommunikation und Verwaltung gilt ein elektronisches Dokumenten-Management für Privatleute und vor allem für Unternehmen inzwischen als unverzichtbar. Um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden und alle Dokumente, Dateien und Informationen revisionssicher in einem zentralen Archiv zu speichern, ist das ecoDMS Archiv die perfekte Lösung.

Die Software des gleichnamigen Aachener Herstellers erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der Revisionssicherheit, ist sehr günstig in der Anschaffung, schnell zu installieren und für jedermann leicht zu bedienen. Privatleute und Unternehmen beliebiger Größen und Branchen können mit dem ecoDMS Archiv alle digitalen Daten und Papierdokumente revisionssicher ablegen, qualifiziert verwalten und blitzschnell wiederfinden.

Das Client-Server-System gilt als der Standard für eine langfristige, revisionssichere Dokumentenarchivierung. Mit einem Lizenzpreis von 69 Euro pro gleichzeitiger Verbindung liegt ecoDMS deutlich unter dem Marktdurchschnitt. Es gibt keinerlei Begrenzung bei der Dokumentenanzahl oder Gültigkeit der Lizenz. Die Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie bietet den Kunden sogar einen stetig gleichbleibenden und absolut fairen Lizenzpreis.

Mit ecoDMS sind alle Dokumente und Informationen im Handumdrehen wieder auffindbar. Jede lesbare Information wird automatisch von der integrierten OCR-Volltexterkennung berücksichtigt. Dank dieser Technik können alle abgelegten Dateien nach der Archivierung blitzschnell gefunden werden. Hierzu stehen den Nutzern verschiedene Suchfunktionen zur Verfügung. Die gewünschten Suchkriterien müssen lediglich in eine Suchzeile eingeben werden und schon zeigt ecoDMS die passenden Ergebnisse an. Zu jedem Dokument können außerdem eigene Klassifizierungsattribute, wie zum Beispiel Dokumentenart, Ordner, Datum, Zuständigkeit, Status und andere Werte vergeben werden. Diese Informationen können dann bei der Dokumentensuche ganz leicht mit einbezogen werden.

Alle notwendigen Strukturen und Zugriffsrechte können mit ecoDMS flexibel auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Hierzu stehen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Durch den Einsatz von ecoDMS kann sehr viel Zeit und Geld bei der Ablage, Aufbewahrung und beim Wiederfinden aller Dokumente einspart werden. Das optimiert die internen Dokumentenprozesse, senkt die Unternehmensausgaben und erlaubt einen perfekten Überblick über alle Unterlagen und Informationen.

Egal ob PDFs, Office-Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine oder andere Dokumente. Das ecoDMS Archiv bietet Platz für alle Unterlagen.

Papierdokumente können mit einem Dokumentenscanner digitalisiert, über die Inbox im ecoDMS Client abgerufen, zugeordnet und sicher archiviert werden. Die Archivierungs- und Klassifizierungsprozesse können hierbei auch vollständig vom System übernommen werden.

Dateien, die bereits in digitaler Form vorliegen, können direkt ins Archiv gezogen werden. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Mitarbeiter ab.

Für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Outlook und Thunderbird gibt es eigene Plugins, die eine schnelle Archivierung aus den genannten Programmen ermöglichen.

Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können darüber hinaus Dokumente aus beliebigen druckfähigen Drittanwendungen wie zum Beispiel Buchhaltungssoftware oder Warenwirtschaftssystem archiviert werden.

Der günstige Anschaffungspreis beinhaltet das gesamte Dokumentenarchiv inklusive Volltexterkennung und jeglicher Office-, E-Mail- und Mobile Plugins. Ein moderner Vertriebsweg, der Verzicht auf Datenträger, Versandkosten und Fremdlizenzen ermöglicht den sensationell günstigen Lizenzpreis. Eine schnelle Installation, die einfache Bedienung und die plattformübergreifende Einsatzfähigkeit unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspbian, Docker (inkl. Support für Synology und QNAP), Android und iOS runden das Konzept der Aachener IT-Firma ab.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter https://www.ecodms.de. Hier kann ecoDMS auch als kostenlose Demoversion heruntergeladen werden. Für die private Nutzung bietet die ecoDMS GmbH mit der Free4Three Edition sogar eine für bis zu 3 Benutzer vollkommen freie Version der Archivlösung an.