Gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten, Dateien und E-Mails mit ecoDMS und ecoMAILZ

Aachen, im April 2017. Die ecoDMS GmbH aus Aachen steht für moderne und neuartige Softwarelösungen zur gesetzeskonformen Archivierung. Wesentliche Merkmale der ecoDMS-Produkte sind eine benutzerfreundliche Bedienung, Plattformunabhängigkeit, voller Funktionsumfang und ein faires Preis-Leistungsverhältnis.

Mit dem gleichnamigen Dokumentenarchiv ecoDMS befindet sich die IT-Firma bereits seit vielen Jahren auf Erfolgskurs. Das ecoDMS Archiv ist die optimale Software zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Dokumente und Informationen. Ob Rechnung, Angebot, Lieferschein, Vertrag, E-Mail, Bild, Zeichnung oder PDF. In ecoDMS können alle Dokumente und Informationen sicher und langfristig gespeichert werden. Die Software eignet sich für den gewerblichen Einsatz in unterschiedlichsten Betriebsgrößen und Branchen. Außerdem ist sie inhaltlich und preislich auch ideal für Privatleute.

Um den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) gerecht zu werden, erfüllt die Software mit ihrer modernen Client-Server-Technologie, der Dokumentenhistorie und einer professionellen Benutzer- und Gruppenverwaltung die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung.

Das System ist schnell installiert und leicht zu erlernen. Das ecoDMS Archiv verfügt über jegliche Funktionen, die von einem Archivsystem erwartet werden. Angefangen von der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, über die bequeme Ablage per Drag und Drop von beliebigen, bereits digitalen Dateien und der Bereitstellung verschiedener Plugins für Office- und E-Mail Programme, lässt ecoDMS keine Wünsche offen.

Über die integrierte Volltextsuche ist das Wiederfinden der archivierten Dateien kinderleicht. Jede lesbare Information wird vom System automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Es genügt die Eingabe von Suchbegriffen um in Sekundenschnelle auf die gewünschten Dokumente zuzugreifen. In einem PDF-Vorschaufenster können die Dokumente direkt im ecoDMS Client begutachtet werden.

Das ecoDMS-Programm gibt es für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Docker inklusive Support für Synology und QNAP, Raspbian, Android und iOS. Das ermöglicht einen nahezu grenzenlosen und standortunabhängigen Zugriff auf die Dokumente.

Ab Sommer 2017 setzt die ecoDMS GmbH noch einen drauf. In Zeiten der Digitalisierung bekommt die Archivierung von E-Mails eine immer wichtigere Bedeutung. Aus aktuellem Anlass steht für Sommer 2017 die Veröffentlichung der hauseigenen Software ecoMAILZ zur gesetzeskonformen E-Mailarchivierung an. Mit ecoMAILZ erweitert das Aachener Softwareunternehmen das Portfolio um eine weitere, unverzichtbare Archivlösung.

Mit ecoMAILZ können ein- und ausgehende E-Mails bereits am Server abgegriffen und automatisiert archiviert werden. Dabei erfüllt die Software die technischen Anforderungen für eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung von E-Mails. Die ecoDMS GmbH hat bereits bei der Entwicklung von ecoMAILZ von Beginn an Wert auf eine GoBD-konforme Realisierung gelegt.

ecoMAILZ bietet die Möglichkeit, bestehende E-Mails ab einem frei wählbaren Startzeitpunkt zu importieren, sowie von anderen E-Mail Archivierungssystemen umzusteigen. Alle E-Mails und deren Anhänge können vollständig, revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden. Selbstverständlich können rückwirkend auch ältere E-Mails archiviert werden. Das zweistufige Archivierungskonzept eröffnet völlig neue Möglichkeiten bei der E-Mail Archivierung und sichert die Privatsphäre.

Preislich wird ecoMAILZ, genau wie ecoDMS, einmalig sein. Das günstige Lizenzmodell wird auch bei dieser Software fortgeführt. Eine Verschmelzung der beiden Programme ecoDMS und ecoMAILZ ist ebenfalls angedacht.

Die Veröffentlichung von ecoMAILZ ist für Sommer 2017 geplant. Der genaue Releasetermin wird rechtzeitig auf der Webseite des Herstelles bekanntgegeben.

Diese und weitere Informationen des Archiv-Anbieters gibt es im Internet unter www.ecodms.de.