ecoDMS: Dokumente und Dateien revisionssicher archivieren

Aachen (Deutschland), im November 2016. Die ecoDMS Software aus Aachen ist der beste Beweis dafür, dass die Dokumentenarchivierung und Verwaltung einfach, benutzerfreundlich, plattformunabhängig und besonders günstig erfolgen kann. Mit dem ecoDMS Archiv lassen sich beliebige Dateien sicher in einem digitalen Archiv speichern, gegen Verlust schützen und jederzeit schnell wiederfinden. Für unschlagbare und vor allem einmalige 69,00 Euro inklusive 19% MwSt. pro Lizenz erhalten die Benutzer ein professionelles Archivsystem mit vollem Funktionsumfang. Privatleute dürfen ecoDMS mit abgespeckter Funktionalität sogar dauerhaft kostenlos nutzen.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung. Getreu dem Slogan „scannen, archivieren, verwalten“ können mit ecoDMS private und geschäftliche Dokumente im Handumdrehen archiviert werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Hierzu beinhaltet die Software verschiedene Benutzeroberflächen für den Computer, Internetbrowser, Smartphones und Tablets. Die einzelnen Komponenten können plattformunabhängig unter Windows, Ubuntu, Debian, Raspbian, MacOS, als Docker Image unter QNAP und Synology und als mobile App unter Android und iOS installiert werden. Die Installation und Anwendung sind leicht verständlich.

Die intelligenten Archivfunktionen ermöglichen eine blitzschnelle und automatische Ablage der Dokumente. Beliebige Dateien können zum Beispiel auf das ecoDMS Side Panel am Bildschirmrand des eigenen Computers gezogen werden. Um den Rest kümmert sich dann ecoDMS. Die Zuordnung und Archivierung der Daten erfolgt vollkommen automatisch auf Basis der hinterlegten Erkennungsmerkmale.

Via Scanvorgang können aus herkömmlichen Papierdokumenten, moderne, digitale Dateien gezaubert werden. Über die Inbox in ecoDMS werden diese abgerufen und an das Dokumentenarchiv übergeben. Die konventionelle Ablage in Aktenordnern ist damit Schnee von gestern.

Jede lesbare, archivierte Datei wird von ecoDMS volltextindiziert und somit automatisch verschlagwortet. Das macht die Dokumentensuche mit dieser Archivlösung so einfach wie googeln. Dokumente, Metadaten, Klassifizierungsinformationen und Notizen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden. Es müssen lediglich die passenden Begriffe in die ecoDMS Suchzeile eingegeben werden. Die Suchergebnisse werden dann sofort mit den dazugehörigen Ablageinformationen ausgegeben.

Egal ob Papier oder digitale Datei: Mit ecoDMS können nahezu alle Dateiformate archiviert werden. Die Anwender werden dabei mit komfortablen Plugins für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Outlook und Thunderbird unterstützt. Diese ermöglichen eine direkte Archivierung aus den jeweiligen Anwendungen. Über den PDF/A Drucker können die Dokumente außerdem aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen ins Archiv gespeichert werden. Via Drag und Drop und Side Panel finden Dokumente aus dem Dateisystem ebenfalls schnell den Weg ins Archiv. Wer von unterwegs aus auf das Archiv zugreifen und archivieren möchte, kann dies bequem über die ecoDMS Mobile App von Smartphone oder Tablet aus tun.

Für eine optimale Zuordnung kann jede Datei mit passenden Klassifizierungsattributen wie zum Beispiel Ordner, Datum, Dokumentenart und Status versehen werden. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

ecoDMS arbeitet auf dem technisch neuesten Stand. Das Speichern aller archivierten Daten in einem Container eröffnet völlig neuartige Wege bei der Archivierung, Datensicherung und Wiederherstellung. Das Aufteilen der Informationen in Containern und einer Datenbank bietet mehr Sicherheit und Flexibilität bei der Datenhaltung.

Unter https://www.ecodms.de/index.php/de/download/ecodms-archiv/ecodms-version-16-09-eleanor kann die brandneue ecoDMS Version 16.09 (eleanor) herunterladen und für 30 Tage kostenlos getestet werden. Die Software Komponenten für die Demoversion, Free4Three Edition und die Vollversion sind identisch. Die Vollversion kann nach der Testphase durch das Einspielen einer Lizenz aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen gibt es auf der Webseite der ecoDMS GmbH unter https://www.ecodms.de/