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Viele Unternehmer verzichten bereits auf dicke Akten und archivieren ihre Geschäftsvorgänge digital. Doch dabei müssen sie viele rechtliche Vorgaben beachten. Das ist vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen und Handwerksbetrieben oft gar nicht bewusst, aber die Zeit drängt. Zwar gibt es die Verschärfung des Gesetzes zur elektronischen Archivierung schon seit dem 14. November 2014, doch spätestens zum Jahreswechsel 2017 ist die Schonfrist für Unternehmen abgelaufen. Das gilt nicht nur für die steuerrelevanten Daten, sondern mittlerweile auch für den Briefverkehr per E-Mail. Die Vorgaben für die IT-gestützten Buchführungsprozesse sind von der Finanzverwaltung klar beschrieben. Alle buchungsrelevanten Daten - zum Beispiel Rechnungen, Angebote, aber auch empfangene Daten oder Mails - müssen rechtssicher archiviert werden. In den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" gelten zehn wichtige Merksätze, die die Anforderungen auf den Punkt bringen. Wer die Vorgaben des GoBD nicht erfüllt, muss mit hohen Strafen rechnen.
Unternehmen haben die freie Wahl
Bereits seit 2002 sind die Unternehmen verpflichtet, ihre steuerrelevanten Daten so zu archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar sind. Dabei - und das ist gleich der Merksatz 1 des GoBD - hat der Unternehmer die freie Wahl, welche Lösung er dazu wählt. Als modular aufgebaute Business-Software bietet McBüro mit dem integrierten Archivsystem auch in diesem Bereich eine Lösung, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und dabei besonders anwenderfreundlich ist. Dank einer ausgeklügelten Stichworterfassung ist die Suche nach den gewünschten Dokumenten sehr schnell erledigt. Neben dem schnellen Auffinden der Daten sorgt das System auch für mehr Platz bei der Aufbewahrung. Das Archivieren selbst ist mit einem einzigen Klick erledigt und befördert das Dokument an die richtige Stelle. So wird beispielsweise eine Rechnung beim Drucken automatisch gespeichert. McBüro bietet die von der Finanzverwaltung geforderte Beweis- und Revisionssicherheit, sorgt für Dokumentenechtheit und hält die Aufbewahrungsfristen ein. Zudem läuft die Software auf Mac, Windows und in gemischten Systemen.
Schnell und unveränderbar speichern
Zu den wichtigen Aspekten der zehn Merksätze des GoBD zählt das zeitnahe Abspeichern von Belegen, das heißt, dass die Archivierung der Dokumente am besten direkt nach dem Eingang bzw. dem Versand erfolgen sollte. Dabei muss die Unveränderbarkeit sichergestellt werden. Das erfolgt entweder über die Hardware oder über die Software - wie bei McBüro -, denn eine einfache Sicherung im Dateisystem ist nicht ausreichend. Die archivierten Daten müssen mit einem Index versehen werden und lesbar und auswertbar bleiben. Im Archivsystem können auch die aufbewahrungspflichtigen Daten gespeichert werden. Entscheidend ist, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung die Finanzverwaltung das Recht hat, in alle Dokumente Einsicht zu nehmen, darum muss die Lesbarkeit gewährleistet sein. All diese Vorgaben werden von der Business-Software McBüro erfüllt.
Modularer Aufbau deckt alle Wünsche ab
Das Archivsystem ist ein Modul in McBüro und bietet ein in die Business-Software integriertes Dokumentenmanagementsystem. Die zu archivierenden Dokumente sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. In jedem Modul der Software gibt es einen Reiter "Dokumente", der mit dem Archiv kommuniziert. Das heißt, sobald eine Datei eingefügt wird, ist sie samt aller relevanten Informationen im Archiv gespeichert, was die Forderung nach einer zeitnahen Archivierung perfekt erfüllt.
Neben der Tatsache, dass McBüro alle gesetzlichen Vorgaben der Archivierung erfüllt, bietet die Business-Lösung zudem die gesamte Bandbreite einer modernen und benutzerfreundlichen Bürosoftware. Von der Adressverwaltung über die Auftrags- und Artikelverwaltung bis hin zur Abwicklung und sogar zur Steuerung der Kundenakquise werden alle Bereiche abgedeckt.
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