Elektronische Archivierung nach GoBD mit dem digitalen ecoDMS Archiv

Aachen, im April 2017. Die elektronische Archivierung von beliebigen Dokumenten, E-Mails, Daten und Informationen wird mit dem digitalen Dokumentenarchiv von ecoDMS für jedermann möglich. Die Aachener Archivlösung erlaubt eine günstige und benutzerfreundliche Ablage gemäß der GoBD-Richtlinie. Der erschwingliche Lizenzpreis von 69 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung beinhaltet volle Funktionalität. Für Privatleute ist die Software als Free4Three Edition sogar kostenlos. Unter www.ecodms.de stehen die Softwarekomponenten, ausführliches Dokumentationsmaterial, Schulungsvideos und vieles mehr frei zur Verfügung.

Das Client-Server-System läuft serverseitig unter Windows, Ubuntu, Debian, Docker mit Support für die NAS-Geräte von Synolgy und QNAP. Die Benutzeroberflächen sind ergänzend zu den genannten Betriebssystemen auch für MacOS, Webbrowser, Android und iOS verfügbar.

Die ecoDMS Archivierungssoftware eignet sich perfekt zur elektronischen Aufbewahrung aller privaten und geschäftlichen Belege und Unterlagen. Nach der Installation kann sofort mit dem Speichern der gewünschten Daten begonnen werden.

Papier wird mit einem herkömmlichen Dokumentenscanner digitalisiert und dann über die ecoDMS Inbox archiviert. Dateien, die bereits auf dem Dateisystem abgelegt sind, können einfach mit der Maus in die Benutzeroberfläche von ecoDMS gezogen werden. Für ein- und ausgehende E-Mails beinhaltet die Vollversion außerdem eigene Addons für MS Outlook und Thunderbird. Speziell für MS Office, OpenOffice und LibreOffice stellt ecoDMS Plugins bereit, die eine sofortige Archivierung mit anschließender Versionsverwaltung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Für andere Drittanwendungen können die Anwender auf den PDF/A-Drucker von ecoDMS zurückgreifen. Dieser erlaubt die direkte Archivierung aus beliebiger, druckfähiger Software und legt die Dokumente dann sicher im PDF/A-Format ab. Auch für die Datensicherung und Wiederherstellung ist mit dem integrierten OneClick-Backup gesorgt. Alle Komponenten sind im einmal zu entrichtenden Lizenzpreis inbegriffen.

Für die korrekte Zuordnung der Dokumente sorgt ein qualifizierter Klassifizierungsdialog. Über diesen können der Ordner, der Dokumentenstatus, die Zuständigkeiten, die Dokumentenart und vieles mehr individuell für jede Datei eingestellt werden. Die Zuweisung dieser Klassifizierungsinformationen kann entweder manuell durch den Benutzer oder voll automatisch durch das ecoDMS-System erfolgen. Eine intelligente Dokumentenerkennung kann die Unterlagen auf Basis des Layouts und Inhalts komplett automatisiert ins Archiv befördern.

Nach der elektronischen Speicherung sind die Dokumente schnell wieder auffindbar. Über die ecoDMS-Benutzeroberflächen können die Anwender vom PC, Webbrowser, Smartphone und Tablet auf die Dateien zugreifen. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene, leicht verständliche Such- und Filterfunktionen. Besonders praktisch ist dabei die integrierte Volltextsuche. Durch die Eingabe von Suchbegriffen können die passenden Ergebnisse so einfach wie Googeln abgerufen werden. In einer PDF-Vorschau zeigt ecoDMS das gefundene Dokument anschließend an.

Das gesamte Dokumentenarchiv kann gezielt auf die eigenen Strukturen angepasst werden. Möglich machen dies ein frei konfigurierbarer Einstellungsdialog und eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung. Über diese können Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Status, Zugriffsrechte und beliebige, weitere Attribute angelegt und verwaltet werden. Für alle, die LDAP oder Active Directory nutzen, ist ebenfalls eine Schnittstelle integriert.

Als Dokumentenarchiv erfüllt ecoDMS die GoBD-Richtlinie. ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung und arbeitet demnach revisionskonform.

Auf der Webseite des Aachener Softwareunternehmens können die Software-Komponenten kostenlos heruntergeladen und in einer 30-tägigen Testphase ausgiebig getestet werden. Hier können auch Lizenzen der Vollversion über den ecoDMS-Onlineshop bezogen werden.

www.ecodms.de