Projektmanagement in der Praxis

Heutzutage in einem Projekt zu arbeiten oder es zu managen, ist normal. Der Begriff „Projekt“ klingt gut, hat einen hohes Ansehen und wird mit einen hohen Stellenwert verbunden, wobei selten allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Ziel eines Projektes klar ist. Am wenigsten bekannt ist die Motivation, die zu einem Projekt geführt hat, wobei dies doch eigentlich die Triebfeder für alle Beteiligten sein könnte.

Ob es sich nun wirklich um ein „Projekt“ handelt oder die Erledigung eines Auftrages dürfte entscheidend für die Herangehensweise an eine Arbeitsaufgabe sein. Ein Projekt, so die grundlegende Definition, ist eine interdisziplinäre Aufgabe, die so komplex ist, dass sie nicht von einem allein und auch nicht von nur einem fachlichen Team erledigt werden kann. Sie ist außergewöhnlich und nicht normal. Wird ein Projekt realisiert, ist ein wesentlicher Meilenstein erreicht, der das bisherige Vorgehen verändert, eine neue Produktionsweise zur Folge hat oder neue Wege eröffnet. Ein Projekt ist ein Nebengleis im täglichen Arbeitsablauf und oder eine vorübergehend gänzlich neue Aufgabe, die alle bisherigen ablöst. Treffen all diese Zuschreibungen nicht zu, haben normale Aufträge lediglich den Namen „Projekt“ erhalten, weil es sich gut anhört.

• Wer
• Was
• Wann
• Wie
• Wo
• Warum

lauten die grundlegenden Fragen, die an ein Projekt gestellt werden sollten. All diese Faktoren gilt es zu überprüfen, zu beantworten und in einer für alle zugänglichen Übersicht stets sichtbar zu machen. Dabei bedeutet „sichtbar“ nicht, dass in regelmäßigen Abständen eine E-Mail verschickt wird, sondern, dass es ein Erlebnis gibt, an dem alle Beteiligten teilnehmen müssen. Ob dies ein persönliches Treffen ist, eine Pop-up Mitteilung in Form eines Filmes oder eine Videokonferenz, die alle Beteiligten einbindet, bleibt der Phantasie und dem Engagement derer überlassen, die ein Projekt managen.

TIPP: Das Ziel und die Rahmenbedingungen sollten von Anfang an transparent sein. Geht die Entwicklung am Ziel vorbei oder ist klar, dass die Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden können, muss die Leitung den Mut haben, das Projekt vorzeitig zu beenden oder zu stoppen, um die Rahmenbedingungen neu zu verhandeln. Dies gilt auch dann, wenn von den fachlichen Mitarbeitern die Meldung kommt: Das funktioniert so nicht!

Ein Projektmanager ist wie ein Jongleur, der viele Bälle gleichzeitig in der Luft hält, auf Gegenwind oder Rempler schnell reagieren muss, so dass kein Ball hinunterfällt. Um diese Aufgabe zu erfüllen, braucht es nicht nur Beharrlichkeit, Durchhaltevermögen und Weitblick, sondern auch persönliches Rüstzeug wie

• Geduld
• Widerstandskraft
• Kommunikationstalent

Manches lässt sich durch eine gute Vorbereitung und ein schlüssiges Konzept planen; unplanbar sind jedoch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aus verschiedenen fachlichen Bereichen zusammenarbeiten sollen. Hier gilt es, die verschiedenen Arbeitsatmosphären und Herangehensweisen zu berücksichtigen, was für Projektmanager ohne einen breiten Hintergrund nur schwer zu realisieren ist.

TIPP: Jede und jeder beurteilt das Handeln anderer vor dem Hintergrund der eigenen Erfahrungen, dem eigenen Wissen und den eigenen Wünschen. Für Projektmanagement gilt es, eigene Ansprüche zu vergessen und die der anderen zu berücksichtigen. Erst dann ist es möglich, ihnen Aufgaben und Herausforderungen so zu vermitteln, dass sie sie auch verstehen und übernehmen können.

Die größte Herausforderung für Projektmanagerinnen und -manager ist die Kommunikation mit übergeordneten Ausschüssen oder Führungskräften. Häufig steht hier das abstrakte Ziel im Mittelpunkt und weniger die konkreten Arbeitsschritte, die zur Erreichung notwendig sind. Ein guter Manager von Projekten fungiert als Sprachrohr seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, fordert ihre Veränderungen an den Rahmenbedingungen ein, setzt ihre Bedürfnisse an Zeit und Mitteln um und spiegelt die Schritte, die im Verlauf schon erreicht wurden. Hier ist weniger der Jongleur gefragt, der viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten muss, sondern – je nach Gremium – eher der Löwenbändiger, der seine Tiere gut kennt und mit ihnen umzugehen weiß.

(https://www.kitzmann.biz/seminare/seminaruebersicht/arbeitstechniken-und-organisation/projektmanagement-in-der-praxis/)